Términos y Condiciones Generales

De uso de la Plataforma de Proodoos

1. Información general y aceptación

1.1. Identificación del prestador

Los presentes Términos y Condiciones Generales (en adelante, los «Términos») regulan el acceso y uso de la plataforma tecnológica PROODOOS (en adelante, la «Plataforma»), accesible a través del sitio web www.proodoos.com y de las aplicaciones móviles asociadas, titularidad de:

• Identidad: ANAYA CARBALLO GAEL (en adelante PROODOOS)
• Dirección: RONDA SUR 203, 3 3 DER, 28053 MADRID
• NIF: 51030923H
• Email: info@proodoos.com

(En adelante, «Proodoos» o el «Prestador»).

1.2. Aceptación de los Términos

El acceso, registro y uso de la Plataforma implican la aceptación plena, expresa e incondicional de los presentes Términos en la versión publicada en el momento de cada acceso. Si el Usuario no está de acuerdo con alguna de las condiciones, deberá abstenerse de utilizar la Plataforma.

Proodoos se reserva el derecho a modificar los presentes Términos en cualquier momento, notificando al Usuario con una antelación mínima de treinta (30) días naturales mediante comunicación electrónica al correo proporcionado en el registro. La continuación del uso de la Plataforma tras la entrada en vigor de las modificaciones se considerará aceptación de los nuevos Términos.

2. Definiciones

A los efectos de los presentes Términos, se entenderá por:

• «Plataforma»: el software como servicio (SaaS) de gestión clínica ofrecido por Proodoos, accesible vía web y aplicaciones móviles, que incluye funcionalidades de gestión de citas, historial clínico del paciente, gestión de cobros, facturación, telemedicina, comunicación con pacientes y herramientas de inteligencia artificial.
• «Usuario» o «Cliente»: la persona física o jurídica (clínica, centro sanitario, profesional sanitario autónomo) que contrata y utiliza la Plataforma para la gestión de su actividad profesional.
• «Profesional Sanitario»: toda persona física autorizada por el Usuario para acceder a la Plataforma en calidad de médico, podólogo, fisioterapeuta, u otro profesional sanitario habilitado.
• «Paciente»: la persona física cuyos datos personales y de salud son tratados a través de la Plataforma en el contexto de la prestación asistencial.
• «Datos de Salud»: datos personales relativos a la salud física o mental de una persona física, incluida la prestación de servicios de atención sanitaria, que revelen información sobre su estado de salud, conforme al art. 4.15 RGPD.
• «Contenido del Usuario»: toda la información, datos, archivos, historiales clínicos y demás contenidos introducidos, almacenados o generados por el Usuario o sus Profesionales Sanitarios en la Plataforma.
• «Funcionalidades de IA»: las herramientas basadas en inteligencia artificial integradas en la Plataforma, incluyendo asistentes de transcripción, sugerencias clínicas, automatización de comunicaciones y cualesquiera otras que Proodoos incorpore.

3. Objeto y descripción del Servicio

3.1. Objeto

Los presentes Términos regulan las condiciones de acceso, uso y contratación de la Plataforma Proodoos, una solución SaaS de gestión clínica diseñada para profesionales y centros sanitarios de las especialidades de podología, fisioterapia, medicina general y otras disciplinas sanitarias.

3.2. Funcionalidades principales

La Plataforma ofrece, entre otras, las siguientes funcionalidades:

• a) Gestión de agenda y citas: programación, reprogramación y cancelación de citas, con recordatorios automáticos a pacientes.
• b) Historial clínico electrónico: creación, consulta y actualización del historial clínico del paciente, incluyendo anamnesis, exploraciones, diagnósticos, tratamientos y documentación clínica asociada.
• c) Gestión económica: facturación, cobros, control de pagos pendientes e integración con pasarelas de pago.
• d) Telemedicina: funcionalidad de videoconsulta para la prestación de servicios asistenciales a distancia.
• e) Comunicación con pacientes: envío de notificaciones, recordatorios y comunicaciones vía correo electrónico, SMS o mensajería integrada.
• f) Funcionalidades de Inteligencia Artificial: herramientas de asistencia basadas en IA para optimizar la gestión clínica y administrativa, cuyo alcance y condiciones específicas se detallan en la Cláusula 10.
• g) Cualquier otra funcionalidad que Proodoos incorpore y comunique al Usuario.

3.3. Disponibilidad del Servicio

Proodoos se compromete a mantener la Plataforma disponible, excluyendo ventanas de mantenimiento programado. Proodoos no será responsable de interrupciones derivadas de causas de fuerza mayor, fallos de proveedores de infraestructura de terceros o actuaciones del propio Usuario.

4. Registro, cuenta de Usuario y acceso

4.1. Registro

Para utilizar la Plataforma, el Usuario deberá completar el proceso de registro proporcionando información veraz, completa y actualizada. El Usuario garantiza la autenticidad de los datos facilitados y se compromete a mantenerlos actualizados.

4.2. Credenciales de acceso

El Usuario es el único responsable de la custodia y confidencialidad de sus credenciales de acceso (usuario y contraseña). Cualquier actividad realizada a través de la cuenta del Usuario se presumirá realizada por éste, salvo que comunique de forma inmediata a Proodoos el uso no autorizado de su cuenta.

Se recomienda encarecidamente la activación de la autenticación de doble factor (2FA) cuando esté disponible, especialmente dada la naturaleza sensible de los datos tratados.

4.3. Gestión de perfiles y roles

El Usuario podrá crear perfiles de acceso para los Profesionales Sanitarios y personal administrativo de su organización, asignando roles y permisos diferenciados conforme al principio de mínimo privilegio. El Usuario será responsable de la correcta configuración de los permisos de acceso y de la revocación de credenciales cuando un profesional deje de prestar servicios en su centro.

5. Condiciones económicas

5.1. Modalidades de contratación y precios

Las tarifas, modalidades de suscripción (mensual, anual u otras) y características incluidas en cada plan se encuentran detalladas en la página de precios de la Plataforma (www.proodoos.com) y, en su caso, en el presupuesto o propuesta comercial individualizada aceptada por el Usuario. Los precios indicados no incluyen IVA salvo que se indique expresamente lo contrario.

5.2. Facturación y pago

La facturación se realizará por anticipado según la periodicidad contratada. El pago se efectuará mediante los medios de pago habilitados en la Plataforma (tarjeta de crédito/débito, domiciliación bancaria u otros). El Usuario autoriza el cargo recurrente en el medio de pago designado.

5.3. Impago y suspensión

En caso de impago, Proodoos podrá suspender el acceso a la Plataforma transcurridos quince (15) días naturales desde el vencimiento de la factura impagada, previa notificación al Usuario. La suspensión no exime al Usuario de la obligación de pago de las cantidades pendientes. Los datos del Usuario serán conservados durante el período de suspensión conforme a lo establecido en la Cláusula 8.

5.4. Modificación de precios

Proodoos podrá modificar las tarifas notificándolo al Usuario con al menos treinta (30) días de antelación al inicio del siguiente período de facturación. Si el Usuario no está conforme con la nueva tarifa, podrá resolver el contrato antes del inicio del nuevo período sin penalización.

6. Obligaciones del Usuario

El Usuario se compromete a:

• a) Utilizar la Plataforma exclusivamente para fines lícitos y conforme a su finalidad como herramienta de gestión clínica.
• b) Disponer de todas las autorizaciones, licencias y habilitaciones profesionales necesarias para el ejercicio de su actividad sanitaria.
• c) Garantizar que el tratamiento de Datos de Salud de los Pacientes a través de la Plataforma se realiza conforme al RGPD, la LOPDGDD y la Ley 41/2002, asumiendo la condición de Responsable del Tratamiento respecto de dichos datos.
• d) Recabar las bases legitimadoras adecuadas para el tratamiento de los datos de sus Pacientes, incluyendo, en su caso, el consentimiento explícito para el tratamiento de Datos de Salud cuando no concurra otra base del art. 9.2 RGPD.
• e) Informar a sus Pacientes del tratamiento de sus datos conforme a los arts. 13 y 14 RGPD, incluyendo la referencia al uso de la Plataforma Proodoos como herramienta de gestión y, en su caso, al uso de Funcionalidades de IA.
• f) Configurar adecuadamente los roles y permisos de acceso de su personal, conforme al principio de minimización y mínimo privilegio.
• g) No realizar ingeniería inversa, descompilar, desensamblar ni intentar acceder al código fuente de la Plataforma.
• h) No utilizar la Plataforma para almacenar o transmitir contenido ilícito, malicioso o que infrinja derechos de terceros.
• i) Comunicar a Proodoos de forma inmediata cualquier incidencia de seguridad, acceso no autorizado o sospecha de brecha de datos de la que tenga conocimiento.

7. Propiedad intelectual e industrial

7.1. Titularidad de Proodoos

La Plataforma, incluyendo su código fuente, diseño, arquitectura, algoritmos de IA, interfaces, documentación, marcas, logotipos y demás elementos que la integran, son titularidad exclusiva de Proodoos o de sus licenciantes, y están protegidos por la legislación española y europea en materia de propiedad intelectual e industrial.

La contratación de la Plataforma no supone cesión alguna de derechos de propiedad intelectual o industrial al Usuario, sino únicamente la concesión de una licencia de uso limitada, no exclusiva, intransferible y revocable, vinculada a la vigencia de la suscripción.

7.2. Contenido del Usuario

El Contenido del Usuario es y permanecerá siendo de su exclusiva titularidad. Proodoos no adquiere ningún derecho de propiedad sobre los datos, historiales clínicos o información introducida por el Usuario. El Usuario concede a Proodoos una licencia limitada para tratar dicho contenido exclusivamente en la medida necesaria para la prestación del Servicio.

8. Protección de datos personales

8.1. Roles en materia de protección de datos

En relación con los datos personales de los Pacientes tratados a través de la Plataforma:

• a) El Usuario actúa como Responsable del Tratamiento (art. 4.7 RGPD), en la medida en que determina los fines y medios del tratamiento de los datos de sus pacientes en el ejercicio de su actividad sanitaria.
• b) Proodoos actúa como Encargado del Tratamiento (art. 4.8 RGPD), tratando los datos personales únicamente por cuenta del Responsable y conforme a sus instrucciones documentadas.

Las condiciones del encargo del tratamiento se regulan en el Acuerdo de Encargo del Tratamiento (Data Processing Agreement DPA) disponible en el siguiente link, que forma parte integrante de estos términos, conforme al art. 28 RGPD.

8.2. Tratamiento de datos del Usuario como cliente

Respecto de los datos personales del propio Usuario (datos de contacto, facturación, uso de la Plataforma), Proodoos actúa como Responsable del Tratamiento. La información completa sobre este tratamiento se encuentra en la Política de Privacidad de la Plataforma.

8.3. Categorías especiales de datos

El Usuario reconoce que el uso de la Plataforma implica el tratamiento de Datos de Salud, que constituyen categorías especiales de datos conforme al art. 9.1 RGPD. El Usuario, como Responsable del Tratamiento, debe asegurarse de que concurre una base legitimadora del art. 9.2 RGPD para dicho tratamiento. En el ámbito sanitario, la base habitual será el art. 9.2.h) RGPD (fines de medicina preventiva, diagnóstico médico, prestación de asistencia sanitaria), en relación con el art. 9.3 RGPD y el marco de la Ley 41/2002.

8.4. Medidas de seguridad

Proodoos implementa medidas técnicas y organizativas apropiadas conforme al art. 32 RGPD, atendiendo al estado de la técnica, los costes de aplicación, y la naturaleza, alcance, contexto y fines del tratamiento, así como los riesgos de probabilidad y gravedad variables para los derechos y libertades de los Pacientes. Dichas medidas incluyen, entre otras:

• a) Cifrado de datos en tránsito (TLS 1.2 o superior) y en reposo.
• b) Control de acceso basado en roles con autenticación robusta.
• c) Registros de auditoría (logs) de acceso y operaciones sobre datos de salud.
• d) Copias de seguridad periódicas con procedimientos de restauración verificados.
• e) Evaluaciones periódicas de vulnerabilidades y pruebas de penetración.
• f) Formación continua del personal en materia de seguridad y privacidad.

El detalle de las medidas técnicas y organizativas se recoge en el DPA.

9. Condiciones específicas de telemedicina

La funcionalidad de telemedicina de la Plataforma es una herramienta tecnológica que facilita la realización de videoconsultas entre el Profesional Sanitario y el Paciente. El Usuario reconoce y acepta que:

• a) Proodoos actúa exclusivamente como proveedor tecnológico y no presta servicios sanitarios. La responsabilidad sobre la prestación asistencial, el diagnóstico, el tratamiento y el cumplimiento de la lex artis corresponde íntegramente al Profesional Sanitario y al centro sanitario.
• b) Es responsabilidad del Usuario verificar que la prestación de telemedicina cumple con la normativa sanitaria aplicable (estatal y autonómica), incluyendo los requisitos de consentimiento informado específico para la teleconsulta.
• c) Las videoconsultas podrán ser grabadas únicamente con el consentimiento explícito del Paciente y conforme al marco normativo aplicable. El almacenamiento de dichas grabaciones se regirá por las políticas de conservación de datos de salud y la Ley 41/2002.
• d) Proodoos implementa medidas de cifrado extremo a extremo en las videoconsultas para garantizar la confidencialidad de las comunicaciones.

10. Responsabilidad y garantías

10.1. Condiciones específicas de Inteligencia Artificial

10.1. La Plataforma integra herramientas de IA generativa destinadas exclusivamente a la automatización de tareas administrativas y de gestión de comunicación.

10.1.2. El Usuario reconoce y acepta que las Funcionalidades de IA NO constituyen un producto sanitario ni un dispositivo de diagnóstico médico. La IA no emite juicios clínicos ni sugerencias de tratamiento.

10.1.3. Queda terminantemente prohibido el uso de la IA para fines de triaje, diagnóstico o toma de decisiones clínicas. La responsabilidad final sobre cualquier comunicación o dato generado/procesado por la IA recae exclusivamente en el Profesional Sanitario, quien debe supervisar y validar toda interacción.

10.2. Responsabilidad de Proodoos

Proodoos responderá de los daños directos que el Usuario pueda sufrir como consecuencia de un incumplimiento imputable a Proodoos de las obligaciones derivadas de los presentes Términos, sujeto a las siguientes limitaciones:

• a) La responsabilidad total acumulada de Proodoos frente al Usuario durante un período de doce (12) meses no excederá del importe total de las cuotas efectivamente abonadas por el Usuario durante dicho período.
• b) Proodoos no será responsable de daños indirectos, lucro cesante, pérdida de negocio, daño reputacional o daños consecuenciales, salvo en caso de dolo o culpa grave.
• c) Las limitaciones de responsabilidad previstas en esta cláusula no se aplicarán en caso de vulneración de la normativa de protección de datos imputable a Proodoos, daños causados por dolo o negligencia grave, o en cualquier otro supuesto en que la limitación no sea admisible conforme a la ley aplicable.

10.3. Exclusión de garantías

La Plataforma se presta «tal cual» (as is) y «según disponibilidad» (as available). Sin perjuicio de las garantías legales que resulten imperativas, Proodoos no otorga garantías adicionales, expresas o implícitas, sobre la idoneidad de la Plataforma para un fin particular, la ausencia de errores o la compatibilidad con todos los sistemas del Usuario.

11. Duración, resolución y efectos

11.1. Duración

El contrato tendrá la duración correspondiente al período de suscripción contratado y se renovará automáticamente por períodos idénticos salvo que cualquiera de las partes notifique a la otra su voluntad de no renovar con al menos treinta (30) días de antelación a la finalización del período en curso.

11.2. Resolución anticipada

Cualquiera de las partes podrá resolver el contrato de forma anticipada en caso de incumplimiento esencial de la otra parte, si dicho incumplimiento no es subsanado en un plazo de quince (15) días naturales desde la notificación fehaciente del mismo.

Sin perjuicio de lo anterior, Proodoos podrá suspender o resolver el contrato de forma inmediata en caso de que el Usuario utilice la Plataforma de forma ilícita, comprometa la seguridad de la Plataforma o de los datos de terceros, o incumpla las obligaciones de la Cláusula 6.

11.3. Efectos de la resolución

Tras la resolución del contrato, será de aplicación lo dispuesto en la Cláusula 8.7 sobre conservación y portabilidad de datos. Las cláusulas que por su naturaleza deban subsistir tras la resolución (protección de datos, propiedad intelectual, confidencialidad, limitación de responsabilidad) permanecerán vigentes.

13. Confidencialidad

Ambas partes se comprometen a mantener la más estricta confidencialidad sobre la información confidencial de la otra parte a la que tengan acceso con ocasión de la relación contractual, durante la vigencia del contrato y durante un período de cinco (5) años tras su finalización.

No tendrá la consideración de información confidencial aquella que: (i) sea de dominio público sin mediar incumplimiento de esta cláusula; (ii) haya sido obtenida legítimamente de un tercero sin restricción de confidencialidad; (iii) haya sido desarrollada independientemente; o (iv) deba ser revelada por imperativo legal o requerimiento de autoridad competente, previa notificación a la otra parte cuando sea legalmente posible.

14. Comunicaciones y notificaciones

Todas las comunicaciones y notificaciones entre las partes se realizarán preferentemente por medios electrónicos (correo electrónico o notificaciones dentro de la Plataforma) a las direcciones proporcionadas durante el registro o a la dirección de contacto de Proodoos indicada en la Cláusula 1.1.

Las notificaciones relativas a modificación de Términos, cambios de precio, suspensión de cuenta o resolución contractual se realizarán por correo electrónico a la dirección facilitada por el Usuario, considerándose válidamente efectuadas desde su envío.

15. Legislación aplicable y jurisdicción

Los presentes Términos se rigen e interpretan conforme a la legislación española.

Para la resolución de cualesquiera controversias que pudieran derivarse de la interpretación, cumplimiento o ejecución de los presentes Términos, ambas partes, con renuncia expresa a cualquier otro fuero que pudiera corresponderles, se someten a la jurisdicción de los Juzgados y Tribunales de Madrid, salvo que resulte imperativo un fuero distinto conforme a la normativa de protección de consumidores y usuarios.

16. Disposiciones generales

16.1. Integridad del acuerdo

Los presentes Términos, junto con la Política de Privacidad, la Política de Cookies, el DPA y cualesquiera anexos o condiciones particulares, constituyen la totalidad del acuerdo entre las partes en relación con su objeto, sustituyendo cualquier acuerdo, pacto o comunicación anterior, oral o escrita.

16.2. Nulidad parcial

Si cualquier cláusula de los presentes Términos fuera declarada nula o ineficaz por autoridad judicial o administrativa competente, dicha nulidad no afectará a la validez de las restantes cláusulas, que mantendrán su plena eficacia. La cláusula nula será sustituida por otra que, siendo válida, cumpla en la mayor medida posible la finalidad económico-jurídica de la cláusula anulada.

16.3. No renuncia

La falta de ejercicio o el ejercicio tardío por cualquiera de las partes de cualquier derecho derivado de los presentes Términos no constituirá renuncia al mismo.

16.4. Cesión

El Usuario no podrá ceder su posición contractual ni los derechos u obligaciones derivados de los presentes Términos sin el consentimiento previo y por escrito de Proodoos. Proodoos podrá ceder el contrato a cualquier entidad de su grupo empresarial o en el contexto de una transmisión de negocio, previa notificación al Usuario.

16.5. Fuerza mayor

Ninguna de las partes será responsable del incumplimiento de sus obligaciones cuando dicho incumplimiento sea consecuencia de un evento de fuerza mayor conforme al art. 1.105 del Código Civil, incluyendo, a título enunciativo: catástrofes naturales, epidemias, actos de terrorismo, conflictos bélicos, fallos generalizados de Internet o de infraestructuras de telecomunicaciones, actos de autoridad pública o cualquier otro evento imprevisible o inevitable ajeno al control de la parte afectada.